Tọa đàm: "Nghiệp vụ, phẩm chất và nhân cách của người thư ký văn phòng"

Chiều ngày 10/11/2020, trong chuỗi tọa đàm với nội dung “Kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực kinh doanh và quản lý: Góc nhìn chuyên gia” được tổ chức bởi Khoa Quản lý Kinh doanh – Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội, các giảng viên và các bạn sinh viên đã có dịp được giao lưu, học hỏi và trao đổi kinh nghiệm thực tiễn về phẩm chất, nhân cách và nghiệp vụ của người thư ký văn phòng cùng với các chuyên gia trong lĩnh vực này.

Chương trình có sự tham gia:

1. Bà Vũ Thị Phụng, Nguyên trưởng khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.

2. Giảng viên và sinh viên ngành Quản trị văn phòng thuộc Khoa Quản lý kinh doanh.

TS. Vũ Đình Khoa - Trưởng khoa phát biểu

Buổi tọa đàm được bắt đầu với câu hỏi gợi mở của chuyên gia đã thu hút được sự chú ý và sự quan tâm của các giảng viên và sinh viên trong hội trường: “Những kỹ năng và phẩm chất cần thiết nào cho nghề thư ký văn phòng hiện nay?”.

PGS. TS. Vũ Thị Phụng, Nguyên trưởng khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn

Bà Vũ Thị Phụng, với nhiều năm kinh nghiệm trong nghiên cứu, giảng dạy, tư vấn cho các tổ chức về công tác văn phòng, đã chỉ ra rằng đối với nghề thư ký văn phòng hiện nay ngoài các kỹ năng mềm người thư ký văn phòng một số kiến thức, kỹ năng và phẩm chất, như:

(1) Kiến thức chuyên môn.

(2) Kỹ năng quản lý thời gian.

(3) Kỹ năng giao tiếp.

(4) Kỹ năng tin học, soạn thảo văn bản.

(5) Sự nhạy bén trong công việc.

(6) Trí nhớ tốt.

(7) Có tính độc lập, kiên định và chính kiến.

(8) Hiểu biết xã hội phong phú.

Với một môi trường làm việc năng động, để trở thành người thư ký văn phòng làm việc trong các doanh nghiệp, cơ quan hành chính nhà nước thì sinh viên học ngành Quản trị văn phòng cần phải chuẩn bị hành trang cho mình là những gì? Thực tế là, sinh viên luôn có sự nhiệt huyết, sức khỏe, khao khát được làm việc, được cống hiến và mong muốn sớm đạt được thành công. Tuy nhiên, sinh viên thường chưa có nhiều kinh nghiệm, chưa có hiểu biết sâu rộng về chuyên môn và chưa có ý thức trong xây dựng thương hiệu cá nhân cho riêng mình.

Vấn đề đặt ra: làm sao rút ngắn khoảng cách giữa năng lực thực tế của sinh viên với nhu cầu của người sử dụng lao động. Theo bà Phụng chia sẻ thì ngay từ thời điểm còn đang học tập tại trường đại học, sinh viên cần rèn luyện cho bản thân có một sức khỏe tốt, có ý thức kỷ luật, tự giác và triệt để trong công việc, luôn cẩn thận và chu đáo, quảng giao, cởi mở, biết tự kiềm chế khi cần thiết trong công việc và cuộc sống, đặc biệt phải yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề nghiệp. Thay vì dành quá nhiều thời gian vào Facebook, Zalo và các trang mạng xã hội khác, sinh viên cần phải quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả để có thể tiếp thu, học hỏi được những kiến thức sâu rộng, các vấn đề kinh tế, chính trị, xã hội hiện nay.

Chuyên gia cũng đưa ra một số lời khuyên cho các sinh viên như: Hãy học cách luôn luôn lắng nghe khách hàng của mình. Khi khách hàng chia sẻ những điều họ “thất vọng, gặp khó khăn hay những điều họ yêu thích” về doanh nghiệp, về chủ sở hữu thì bạn nên sử dụng phản hồi đó để khai thác những hướng đi có lợi cho bản thân" và khi “Khách hàng không thể cho bạn biết bạn phải làm gì, nhưng họ có thể cho bạn biết họ đang thất vọng vì điều gì”. Từ đó, sẽ giúp bạn có những nhận định đúng đắn để tham mưu cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành. Bên cạnh đó, bạn cần xây dựng thương hiệu cho riêng mình, nhìn nhận và tìm ra được điểm mạnh, điểm yếu của bản thân để sẵn sàng ứng phó với sự biến đổi của môi trường và xã hội.

Qua buổi chia sẻ của chuyên gia, sinh viên sẽ có khả năng nhìn nhận vấn đề một cách thực tế hơn, cập nhật được các thông tin đa chiều với những góc độ khác nhau. Đặc biệt, buổi chia sẻ giúp sinh viên có được sự hiểu biết sâu sắc hơn về nghề nghiệp của mình và vững tin trên con đường các em đã lựa chọn để có những bước đi tiếp theo và phấn đấu đạt mục tiêu trong tương lai. Buổi tọa đàm là một trong nhiều hoạt động của khoa Quản lý kinh doanh, nhằm giúp nâng cao chất lượng đào tạo của khoa nói chung, và của ngành Quản trị văn phòng nói riêng gần hơn với thực tiễn, học đi đôi với hành, đáp ứng tốt hơn nhu cầu nguồn nhân sự văn phòng cho xã hội.

PGS. TS. Vũ Thị Phụng và giảng viên, sinh viên ngành Quản trị văn phòng